miércoles, 25 de mayo de 2011

PARA QUE SIRVE



La hoja de cálculo es una herramienta informática, que nos ahorra muchísimo trabajo diario a todos aquellos que trabajamos habitualmente con números, cifras, y datos. Una hoja de cálculo nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas, para calcular las cuotas de un préstamo, para hacer un balance y una cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello que sea cuantificable, y valorable económicamente, puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de cálculo.

Un ejemplo sencillo de la utilidad de la hoja de cálculo, podría ser la elaboración de un presupuesto mensual, como el que podemos ver en la siguiente imagen:

Como podéis ver, se trata de un fragmento de una hoja de cálculo, donde solo he incluido unas pocas columnas y filas, para que lo veáis mejor. Si os fijáis, también podemos ver en esa imagen, que se pueden ampliar las columnas, para hacerlas más anchas, y ajustarlas al contenido que tengamos. También os podéis fijar que le podemos dar color a las celdas, pero lo más importante, y la verdadera utilidad de la hoja de cálculo, viene ahora...¿Qué pasaría si nos subiese la hipoteca o el alquiler de 820 euros mensuales, a 880 euros?. Si esta operación la hiciésemos sobre un papel, si ayuda de un ordenador, deberíamos hacer un par de operaciones. La primera de ellas, sería saber cuánto nos ha subido la hipoteca o el alquiler (60 euros = 880 euros – 820 euros), y segundo, sería restar al saldo neto del mes (el ahorro), esos 60 euros extras de aumento de la hipoteca o alquiler, con lo que nos quedaría un ahorro mensual, de 20 euros en lugar de 80 (20 euros = 80 euros – 60 euros).

Si os fijáis bien, veréis que la columna C está resaltada, y la fila 14 también, con lo que la intersección entre ambas, es decir, la celda C14, está remarcada, para indicarnos que estamos situados sobre ella. Si os fijáis, precisamente arriba a la izquierda de esa imagen anterior, se ve precisamente la celda donde estamos (C14), y a la derecha, se nos muestra el contenido de esa celda. En nuestro caso pone =C5-C6. Sin saber demasiado de fórmulas, ya nos estamos haciendo una idea de lo que hay en C14, y no es otra cosa que una resta entre lo que hay en C5 y lo que hay en C6, que son los ingresos y los gastos mensuales.

Una hoja de cálculo nos va a servir para cambiar el dato de una celda cualquiera, y que se nos recalcule todo de forma automática, sin hacer absolutamente nada. Lo primero que tenemos que saber, y siguiendo con el ejemplo anterior, es que en la celda C6 tenemos una suma de todos los gastos que hay justo debajo. Si cambiamos una de esas cifras (por ejemplo el de la hipoteca o alquiler, que aparece en la celda C7), y en lugar de tener un gasto de 820 euros, tenemos un gasto mensual de 880 euros, ocurrirán dos cosas, la primera de ellas es que se recalculará la suma de gastos, y ahora tendremos 60 euros más (1.480 euros de gasto total), y segundo, que el ahorro se reducirá en esos 60 euros de aumento de hipoteca o alquiler, pasando de 80 euros de saldo neto, a solo 20 euros. Miradlo en esa imagen que os adjunto:


Como podéis ver, el ahorro de tiempo es considerable, ya que con tan solo cambiar un dato, la suma de gastos y el saldo neto se recalculan automáticamente, pues tiene fórmulas (sumas y restas) que evalúan esos nuevos datos que hemos cambiado, para mostrar el nuevo resultado. Por tanto, la utilidad de la hoja de cálculo es más que evidente, tanto más, cuanto más complejos sean los cálculos y las operaciones, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello comporta.

Este es un sencillo ejemplo de la utilidad de las hojas de cálculo, pero podemos hacer de todo lo que se nos ocurra, y que conlleve el tratamiento de datos numéricos.

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